Hubungan MRP, MRP II, JIT, ERP dan TOC

HUBUNGAN MRP, MRP II, JIT, ERP dan TOC

Pendahuluan - Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan terus menerus (continous inmprovement), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi kepada konsumen. Seterusnya, berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari pengguna produk (pelanggan) itu kita dapat mengembangkan ide-ide untuk menciptakan produk baru atau memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini. 

Pengembangan suatu industri manufacturing memerlukan perbaikan reformasi bisnis modern yang mencakup keseluruhan sistem industri dari kedatangan material sampai distribusi kepada konsumen dan desain ulang produk untuk masa mendatang. Sistem manajemen industri tradisional memperlakukan departemen pemasaran sebagai departemen yang bertugas sekedar menjual produk dan mengelola administrasi penjualan. Kondisi ini diperparah lagi dengan departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang berfungsi sekedar untuk menyetujui dan mengeluarkan pesanan produksi, tanpa berpesan penting dalam peningkatan efisiensi, kualitas, daya saing dan lain-lainya, sehingga tampak adanya kesenjangan komunikasi yang bertanggung jawab memberikan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu perusahaan menerapkan strategi sistem perencanaan dan pengendalian manufacturing untuk menghindari masalah yang mungkin terjadi pada proses manufaktur nanti. Strategi-strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan continous improvement antara lain MRP, MRP II, ERP, Just In Time maupun TOC.
MRP (Material Requirement Planning) - adalah suatu metode untuk menentukan apa, kapan dan berapa jumlah komponen dan material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari suatu perencanaan produksi.

Input untuk MRP

1.       Master production schedule (MPS)

MPS adalah pembuatan jadwal secara terperinci tentang material atau komponen yang harus tersedia untuk membuat suatu produk.

2.      BOM (Bill Of Material), adalah sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan, dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk.

3.      Ketersediaan Persediaan. Berbagai pengetahuan mengenai apa yang ada dalam persediaan merupakan hasil dari manajemen persediaan yang baik,

4.      Order pembelian yang sudah jatuh waktu. Pada saat pesanan pembelian dibuat, catatan mengenai pesanan-pesanan itu dan tanggal pengiriman terjadwal harus tersedia di bagian produksi sehingga pelaksanaan MRP dapat efektif.

5.      Lead times, berapa lama waktu untuk mendapatkan komponen.

Pada metode MRP terdapat beberapa hal yang mendasar, yaitu :

1.       Permintaan material bersifat tergantung (dependent)

2.      Filosofi pemesanan sesuai permintaan

3.      Ramalan/perkiraan berdasarkan Master Prouction Schedule

4.      Konsep pengawasan meliputi semua item

5.      Lot sizing bersifat beragam

6.      Memenuhi kebutuhan produksi

7.      Tipe persediaan adalah bahan mentah atau setengah jadi

Keuntungan MRP

1. Investasi persediaan dapat ditekan serendah mungkin

2. Perencanaan dapat dilakukan secara detail dan dapat berubah sesuai keadaan

3. Penyediaan data untuk masa mendatang dengan basis tiap item

4. Pengontrolan persediaan dapat dilakukan setiap saat

5. Jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan

6. Fokus pada waktu kebutuhan material

STUKTUR MRP

Kebanyakan system MRP terkomputerisasi, analisisnya bersifat langsung dan serupa antara system terkomputerisasi satu dengan lainnya, yang strukturnya terlihat pada gambar berikut:

JUST IN TIME (JIT)

Merupakan falsafah pemecahan masalah yang berkelanjutan dan memang harus dihadapi yang dapat menyebabkan sesuatu terbuang percuma. Karena banyak manfaat dari JIT maka konsep ini sangat penting untuk dipelajari.

JIT adalah suatu filosofi yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno yang diterapkan dalam sistem produksi Toyota Motor Company di Jepang yang menekankan pemborosan dan segala sesuatu yang tidak memberi nilai tambah dengan menyediakan sumber daya pada tempat dan waktu yang tepat. Filosofi meliputi suatu penekanan atas pengurangan biaya setup, small lotsizes, sistem tarik, level produksi, dan penghapusan waste. JIT adalah suatu filosofi manajemen yang bekerja keras untuk menghapuskan barang sisa pabrikasi dengan melakukan produksi pada tempat dan waktu yang tepat. Barang sisa diakibatkan oleh manapun aktivitas yang menambahkan biaya tanpa menambahkan nilai, seperti perpindahan dan menyimpan. Sistem JIT ini akan mengakibatkan persediaan lebih sedikit, jumlah pekerja lebih sedikit, dan biaya produksi yang lebih rendah serta produk dapat diserahkan ke pelanggan tepat waktu. Terdapat tiga prinsip utama just in time dalam pengendalian kualitas, yaitu output yang bebas cacat adalah lebih penting daripada output itu sendiri, segala kesalahan dan kerusakan dapat dicegah, dan tindakan pencegahan adalah lebih murah daripada pekerjaan mengulang.

Roger G. Schroeder, mendefinisikan tujuan sistem just in time adalah memperbaiki laba dan hasil investasi melalui pengurangan biaya, penurunan sediaan, dan perbaikan mutu. Sarana untuk mencapai tujuan ini adalah menghilangkan pemborosan dan melibatkan para pekerja di dalam proses produksi yang dilakukan dalam JIT adalah pengurangan kesia-siaan dan pengurangan variabilitas.

1. Pengurangan Kesia-siaan

Kesia-siaan dalam proses produksi barang maupun jasa adalah pemberian penjelasan mengenai sesuatu yang tidak menambah nilai produk, baik yang disimpan, diperiksa, terlambah diproduksi, mengantre maupun yang rusak. Lebih jauh lagi, setiap kegiatan yang menurut konsumen tidak menambah nilai produk merupakan suatu kesia-siaan. JIT mempercepat proses produksi sehingga memungkinkan penghantaran produk kepada konsumen lebih cepat dan persediaan dalam prosespun menurun jumlahnya, sehingga memungkinkan pemanfaatan yang lebih produktif pada asset yang sebelumnya disimpan dalam persediaan.

2. Pengurangan Variabilitas

Menurut konsep JIT, untuk menjalankan pergerakan bahan baku maka manajer mengurangi variabilitas yang disebabkan factor internal maupun eksternal.

Variabilitas adalah setiap penyimpangan dari proses optimal yang mengantarkan produk sempurna tepat waktu setiap saat. Semakin kecil variabilitas semakin kecil pula kesia-siaan yang terjadi. Kebanyakan, terjadinya variabilitas timbul karena perusahaan mentolerir kesia-siaan, atau karena manajemen yang jelek, yang diantaranya dapat dirinci sebagai berikut:

1.       Karyawan, fasilitas dan pemasok memproduksi unit-unit produk yang tidak sesuai dengan standar, terlambat atau jumlah tidak sesuai.

2.      Engineering drawing atau spesifikasi tidak akurat.

3.      Bagian produksi mencoba memproduksi sebelum spesifikasi lengkap.

4.      Permintaan konsumen tidak diketahui.

Walaupun ada beberapa penyebab variabilitas, seringkali variabilitas tidak terlihat karena persediaan menyembunyikan masalah. Oleh karena itu konsep JIT diperlukan.

Oleh karena itu konsep yang mendasari JIT adalah system “tarik” yaitu memproduksi satu unit lalu ditarik ke tempat yang memerlukannya pada saat diperlukan.

Banyak perusahaan masih menggerakkan bahan baku melalui fasilitas dengan cara “dorong” yaitu pesanan ditumpuk di departemen pemrosesan agar dapat dikerjakan pada setiap ada kesempatan. Jadi bahan baku didorong ke stasiun kerja hulu tanpa memandang persediaan sumber daya. Sistem tarik dan dorong merupakan antitesis dari konsep JIT.

FAKTOR KUNCI SUKSES DALAM JUST IN TIME

Dengan memperhatikan ilustrasi berupa penjelasan konsep JIT menunjang tercapainya Keunggulan kompetitif maka dapat disimpulkan bahwa ada tujuh factor kesuksesan JIT yaitu:

1. Suppliers

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah: Kedatangan material dan produk akhir termasuk kesia-siaan, Pembeli dan pemasok membentuk kemitraan, Kemitraan JIT mengeliminir (Kegiatan yang tidak penting, Persediaan dalam perjalanan, Pemasok yang jelek)

2. Layout

Tata letak memungkinkan pengurangan kesia-siaan yang lain, yaitu pergerakan. Misalnya pergerakan bahan baku maupun manusia menjadi fleksibel. JIT mempersyaratkan: a. Sel kerja untuk product family. b. Pergerakan atau perubahan mesin. c. Jarak yang pendek. d. Tempat yang kecil untuk persediaan. e. Pengiriman langsung ke area kerja.

3. Inventory

Persediaan dalam system produksi dan distribusi sering dadakan untuk berjaga-jaga. Tehnik persediaan yang efektif memerlukan Just In Time bukan Just In Case. Persediaan Just In Time merupakan persediaan minimal yang diperlukan untuk mempertahankan operasi system yang sempurna yaitu jumlah yang tepat tiba pada saat yang diperlukan bukan sebelum atau sesudah.

4. Schedulling

Jadwal yang efektif dikomunikasikan di dalam organisasi dan kepada pemasok, maka akan sangat mendukung penerapan JIT. Penjadwalan yang lebih baik juga meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan konsumen., menurunkan persediaan dan mengurangi barang dalam proses. JIT mensyaratkan: a. Mengkomunikasikan penjadwakan kepada supplier. b. Jadwal bertingkat. c. Menekankan bagian dari skedul paling dekat dengan jatuh tempo. d. lot kecil. e. Tehnik Kanban.

5. Preventive Maintenance

Pemeliharaan dilakukan dalam rangka untuk menjaga hal-hal yang diinginkan supaya tidak terjadi atau tindakan pencegahan. Misalnya dengan cara pemeliharaan rutin pada fasilitas yang digunaka, maupun pelatihan karyawan secara terus-menerus agar dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.

MRP II (Manufacturing Resources Planning)

Merupakan suatu sistem informasi terintegrasi yang mengkoordinasikan pemasaran, manufacturing, pembelian dan rekayasa melalui pengadopsian rencana produksi serta melalui penggunaan satu data base terintegrasi guna merencanakan dan memperbaharui aktivitas dalam sistem industri modern secara keseluruhan.

Sistem MRP II mencakup dan mengintegrasikan semua aspek bisnis dari persuahaan industri manufaktur, sejak perencanaan strategik bisnis pada tingkat manajemen puncak sampai perencanaan dan pengendalian terperinci pada tingkat manajemen menengah dan supervisor, kemudian memberikan umpan balik kepada tingkat manajerial diatasnya. dimulai dari peramalan permintaan dan diaplikasikan ke perencanaan strategik bisnis.

Perencanaan strategik bisnis mengendalikan keputusan manufacturing terutama yang terkait dengan manajemen produksi dan inventori. Didalam melakukan perencanaan produksi dan inventori perusahaan industri modern melakukan langkah-langkah utama, yaitu mengumpulkan data yang relevan dengan perencanaan produksi, mengembangkan data tersebut, menentukan kapasitas produksi dan melakukan partnership meeting yang terutama membicarakan isu-isu penting/khusus.

Dari rencana produksi, yang mengacu kepada rencana permintaan dibuat rencana kebutuhan sumber daya, yang implementasinya tertuang dalam Penjadwalan Produksi Induk (Master Production Scheduling - MPS).

Aktivitas yang dilakukan dalam MPS seperti menyediakan atau memberikan input utama kepada sistem perencanaan kebutuhan material dan kapasitas, merupakan perencana prioritas bagi industri modern dalam perencana kebutuhan material, karena dalam mendesain MPS faktor-faktor lingkungan manufacturing, struktur produk (BOM) horizon perencanaan, waktu tunggu produk dan produk time fences, ikut menentukan proses penyusunannya, sehingga format tampilan MPS, merupakan masukan bagi penyusunan MRP.

MRP II merupakan perluasan dari MRP dan merupakan perencanaan seluruh resources yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan. Variasinya meliputi

·         Service Requirements Planning (SRP)

·         Business Requirements Planning (BRP)

·         Distribution Requirements Planning (DRP)

ERP (Enterprise Resource Planning) System

Merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Selain itu ERP merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.

Keuntungan dari ERP
Adalah untuk integrasi data keuangan, standarisasi proses operasi dan standarisasi data dan informasi. Keuntungan lain yang bisa diukur dengan menggunakan ERP adalah penurunan inventori, penurunan tenaga kerja secara total, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan, penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi. Software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source antara lain SAP, JDE, BAAN, MFGPro, Protean dan Compiere.

Teori pembatas (Teory of Constraint/TOC)

Filosofi manajemen yang dikembangkan oleh Dr. Eliyahu M. Goldratt seorang ahli psikis Israel. TOC Berbasis pada pernyatan bahwa ada pembatas atau kelemahan atau area kritis yang akan menghambat pergerakan maju suatu proses.Jika kinerja/performasi untuk ditingkatkan, suatu organisasi harus mengidentifikasi pembatasnya, mengeksploitasi pembatasnya di dalam langkah pendek dan di dalam waktu yang lebih lama, mencari jalan untuk mengatasi pembatas-pembatas (sumber daya yang dibatasi). Hal ini dituangkan Goldratt pada buku karangannya ”The Goal”

Ada 5 langkah untuk menjalankan TOC

1.       Identifikasi constraint

2.      Putuskan bagaimana mengeksploitasi constraint

3.      Jabarkan dan sinkronisasikan semua hal untuk membuat keputusan

4.      Tingkatkan kinerja constraint

5.      Jika dari langkah 1 sampai 4 ada yang berubah, ulangi kembali dari langkah 1

Ke 5 langkah tersebut biasanya disebut ‘5 step of TOC’ dan merupakan prinsip dasar dalam mengembangkan solusi TOC secara generik, yang mencakup pengelolaan proses, inventori, rantai supply, pengembangan produk.

Teori pembatasnya terdiri dari :

1.       Mengidentifikasi sistem pembatas è tidak ada peningkatan yang mungkin kecuali kalau pembatas atau hubungan yang sangat lemah ditemukan.

2.      Memutuskan bagaimana cara mengeksploitasi sistem pembatas è membuat pembatas seefektif mungkin.

3.      Tetap memperhatikan bagian-bagian lain yang mempengaruhi pembatas è tetap memperhatikan bagian lain dari sistem yang mendukung pembatas, sekalipun ini mengurangi efisiensi sumber daya yang bukan merupakan pembatas.

4.      Menaikkan sistem pembatas è pengembangan kapasitas pembatas untuk mendapatkan level performansi yang lebih tinggi.

5.      Jika suatu pembatas sudah terselesaikan maka lanjutjan kembali ke cara pertama yaitu mengidentifikasi pembatas-pembatas lain guna proses peningkatan berkelanjutan.

Tujuan dari TOC :

1.       Meningkatkan throughput.

2.      Menekan inventori

3.      Mempertahankan atau menghilangkan biaya operasi.

Hubungan antara MRP, MRP II, ERP, JIT dan TOC

MRP dapat dinyatakan sebagai teknik perencanaan dan penjadwalan, sedangkan JIT dapat dinyatakan sebagai cara menggerakkan bahan baku secara cepat. Kedua konsep tersebut dapat diintegrasikan secara efektif dengan melalui:

1. Tahap pertama, paket MRP dikurangi misalnya yang semula mingguan menjadi harian atau jam-jaman. Paket dalam hal ini diartikan sebagai unit waktu dalam system MRP.

2. Tahap kedua, rencana penerimaan yang merupakan bagian rencana pemesanan perusahaan dalam system MRP dikomunikasikan melalui perakitan untuk tujuan produksi secara berurutan.

3. Tahap ketiga, pergerakan persediaan di pabrik berdasarkan JIT.

4. Tahap keempat, setelah produksi selesai, dipindahkan ke persediaan seperti biasa. Penerimaan produk ini menurunkan jumlah yang dibutuhakan untuk rencana pemesanan selanjutnya pada system MRP.

5. Tahap terakhir menggunakan back flush yang berarti menggunakan bill ogf material untuk mengurangi persediaan, berdasarkan pada penyelesaian produksi suatu produk.

Penggabungan MRP dan JIT menghasilkan jadwal utama yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat dari system MRP dan penurunan persediaan barang dalam proses. Meski demikian, penggunaan system MRP dengan paket kecil saja sudah bisa sangat efektifdalam mengurangi persediaan.

MRP sistem adalah jantung dari Enterprises requirement Planning (ERP). Walaupun sesungguhnya ERP hanyalah sebuah istilah baru bagi MRP pada tahun-tahun terakhir ini.

Prospek MRP dan MRP II

·         Melakukan koordinasi strategi perusahaan di antara departemen/area fungsional

·         Memberikan respon yang cepat terhadap what-if questions pada berbagai level rinci

·         BOM, modul-modul pembelian, dan customer order entry adalah persyaratan standar dalam Manufacturing Information Systems

·         Membangun kepercayaan (trust), teamwork dan keputusan yang lebih baik

·         Perencanaan cash-flow dan proyesi profit/cost

Hubungan antara MRP, MRP II, ERP, JIT, maupun TOC

Ketiganya merupakan suatu metodologi fabrikasi / filosofi manajemen pengontrolan sistem manufaktur yang diterapkan pada sebuah perusahaan dengan tujuan utamanya adalah menyelesaikan permasalahan manufaktur yang terjadi pada suatu perusahaan guna melakukan continous improvement. Tetapi perbedaan dari kelima filosofi tersebut adalah pada cara menyelesaikan masalah. Ada yang dengan cara mengurangi pemborosan (waste elimination) baik dalam material/barang, biaya, maupun waktu yang berkaitan dengan proses manufaktur, ada yang mengidentifikasi pembatas-pembatas yang menghalangi kemajuan suatu proses, dan ada yang mengatur sistem perencanaan produksi baik menggunakan cara konvensional maupun modern.